- Berperan penting dalam melayani tugas pokok perusahaan secara umum
- Bertujuan untuk mengumpulkan dan menyediakan segala macam data dan informasi yang berguna
- Mendukung perkembangan perusahaan secara menyeluruh
Walaupun begitu, sebenarnya tata-usaha perkantoran masih menjadi bagian dari administrasi perkantoran. Tepatnya adalah bagian terkecil yang melibatkan pegawai rendah dengan ketrampilan praktis seperti mencatat, mengetik, menyortir, menyimpan arsip, dan sebagainya.
Untuk lebih memahami pengertian administrasi perkantoran, coba simak tugas – tugas dari seorang pegawai administrasi perkantoran berikut ini:
Komunikasi
Komunikasi disini bisa berupa email, telepon, atau bahkan bertemu secara langsung. Sebagai pegawai administrasi perkantoran, terkadang Anda diperlukan untuk berbicara dengan pihak luar mewakili perusahaan. Untuk itu, Anda harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Anda juga harus menguasai semua informasi yang ada di perusahaan. Pegawai administrasi perkantoran yang biasa mendapat tugas semacam ini adalah pegawai dengan level tinggi, misalnya setingkat manager atau direktur.Melayani Customer
Terkadang ada customer yang memerlukan informasi lebih lanjut tentang perusahaan, terutama tentang produk atau jasa yang ditawarkan. Hal ini mestinya tidak akan menjadi masalah jika Anda bisa berkomunikasi dengan baik. Namun terkadang, customer ingin menyampaikan komplain ketika mereka menghubungi pihak perusahaan. Inilah yang terkadang menjadi tantangan khusus untuk Anda. Disini, Anda harus melatih kesabaran dan kemampuan memahami kebutuhan customer. Tugas melayani customer biasanya dipegang oleh divisi customer service atau public relation.Pendataan
Dalam menjalankan suatu bisnis, tentunya ada banyak data dan informasi yang terbuat dan terkumpul. Adalah tugas pegawai administrasi perkantoran untuk memilah data – data tersebut, menyusunnya secara sistematis, mengupdatenya secara rutin, menyimpannya dengan rapi, dan menyediakannya kepada pihak lain ketika dibutuhkan. Pendataan yang bersifat sederhana biasanya dikerjakan oleh bagian tata usaha atau karyawan dengan level rendah seperti staff.Pengorganisasian
Salah satu bagian tugas dari administrasi perkantoran adalah mengorganisir setiap karyawan yang terlibat dalam suatu proyek atau proses produksi. Tugasnya meliputi mengawasi dan membimbing karyawan rendah, mengerjakan tugas dari atasan, memonitor jalannya proyek atau proses produksi agar berjalan sesuai rencana.
Setelah membaca uraian di atas, semoga sekarang Anda sudah bisa memahami pengertian administrasi perkantoran di dalam dunia bisnis beserta peranan yang dibawanya.
